Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens

Voor kandidaten, gebruikers en websitebezoekers

Inleiding

The Selection Lab neemt uw privacy zeer serieus en verwerkt persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en beveiliging. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, met welk doel, op basis van welke rechtsgrond en wat uw rechten zijn.

Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen via [email protected].

Wie is The Selection Lab?

The Selection Lab is de besloten vennootschap The Selection Lab B.V., gevestigd aan Sint Pieterspoortsteeg 19, 1012 HM Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71341730.

The Selection Lab is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: Ondřej Sloup ([email protected]).

Hoe gebruikt The Selection Lab uw gegevens?

Dienstverlening en klantbeheer

Product: Skillprofiel via assessments

• Doel: vaststellen van de match tussen sollicitant en organisatie via een skillprofiel.
• Rechtsgrond: uitdrukkelijke toestemming.
• Toestemmingsvraag: "Ga je er mee akkoord dat we je gegevens verwerken om een skillsprofiel te maken en op basis daarvan je match met verschillende functies te bepalen?"
• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer wanneer het assessment telefonisch wordt afgenomen, en gegevens gegenereerd tijdens de dienst (inclusief psychometrische gegevens die als bijzondere persoonsgegevens gelden).
• Bewaartermijn: 6 maanden.

Product: Skillprofiel — toegang behouden

• Doel: digitale opslag van het skillprofiel zodat de betrokkene er toegang toe houdt.
• Rechtsgrond: uitdrukkelijke toestemming (vrij gegeven; weigering heeft geen gevolgen voor de selectie).
• Toestemmingsvraag: "Wil je onbeperkt toegang houden tot je eigen digitale skillsprofiel?"
• Gegevens: zoals hierboven.
• Bewaartermijn: tot intrekking van toestemming of uiterlijk 20 jaar.

Product: Verbeteren selectie-algoritme

• Doel: optimalisatie van onze matchingmodellen.
• Rechtsgrond: uitdrukkelijke toestemming (vrij gegeven).
• Toestemmingsvraag: "Mogen we je gegevens aanvullen en analyseren om het proces voor het matchen van kandidaten aan deze organisatie te optimaliseren?"
• Gegevens: zoals hierboven, plus classificatiegegevens (bijv. afdeling, sollicitatiefase, aannamebesluit, functioneren).
• Bewaartermijn: 5 jaar.

Product: Talentpool (alleen voor individuele gebruikers)

• Doel: bepalen van de fit tussen werk- of stagiairzoekende en organisaties.
• Rechtsgrond: uitdrukkelijke toestemming.
• Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer wanneer het assessment telefonisch wordt afgenomen, en psychometrische gegevens.
• Bewaartermijn: tot intrekking van toestemming of uiterlijk 20 jaar.

Marketingdoeleinden

• Doel: direct marketing, nieuwsbrieven, re-targeting en social media targeting.
• Gegevens: naam, e-mailadres, surfgedrag, social media-account.
• Rechtsgrond: toestemming.
• Bewaartermijn na intrekking: 1 maand.

• Purpose: Targeting visitors of our website with ads through a tracking pixel.
• Data: Same as above.
• Legal basis: Consent.
• Retention period: 1 month after consent is withdrawn.

Websitegebruik

• Doel: website-analytics.
• Gegevens: surfgedrag.
• Rechtsgrond: toestemming.
• Bewaartermijn na intrekking: 1 maand.

Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

Wij ontvangen uw persoonsgegevens:

• Doordat u deze zelf verstrekt (bijvoorbeeld bij het invullen van een assessment of formulier).
• Via de organisatie waar u werkt, als zij onze dienst aanbiedt.

Hoe garanderen wij vrije toestemming van werknemers?

The Selection Lab waarborgt dat deelname altijd vrijwillig is. We hanteren hiervoor de volgende principes:

Uw rechten onder de AVG

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: opvragen welke gegevens wij verwerken.
• Recht op correctie: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
• Recht op verwijdering: u kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen. Wij verwijderen alles wat wij van u bewaren, ongeacht welke organisatie u heeft uitgenodigd.
• Recht op beperking: vragen om minder verwerking in specifieke situaties.
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op overdraagbaarheid: een gestructureerd bestand ontvangen met uw gegevens.
• Recht op menselijke tussenkomst: bij geautomatiseerde besluitvorming mag u vragen om menselijke heroverweging.
• Recht op intrekking van toestemming: u kunt eerder gegeven toestemming altijd intrekken.

U kunt deze rechten uitoefenen via [email protected]. Wij reageren uiterlijk binnen 1 maand. Bij afwijzing motiveren wij onze beslissing.

Ontvangers van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

• Verwerkers die diensten leveren in onze opdracht.
• Partijen die betrokken zijn bij een overeenkomst met u.
• Overheidsinstanties indien wettelijk verplicht.

Concreet gaat het om de volgende partijen:

Communicatie en authenticatie

• Brevo — e-mailverzending (Frankrijk)
• Auth0 — authenticatie en loginbeheer (Duitsland)
• HubSpot — communicatieplatform en klantenservice (Duitsland/Ierland)
• Superhuman — e-mailclient voor de mailboxen van medewerkers (Verenigde Staten)

Dataopslag en verwerking

• Amazon Web Services (AWS) — database- en bestandsopslag (Duitsland)
• Heroku — hosting van de applicatie (Ierland)
• Redis Cloud — tijdelijke gegevensopslag (Duitsland)
• CloudAMQP — berichtverwerking (EU)
• Google Workspace — mail en bestandsopslag (Europa)
• Cloudflare — DNS, beveiliging en contentdistributie (wereldwijd netwerk; Verenigde Staten)

Analytics en monitoring

• Pendo — gebruikersstatistieken en analytics (Europa)
• Sentry — applicatielogging (Duitsland/EU)
• Papertrail — opslag van applicatielogs (Verenigde Staten)

Assessments en formulieren

• Typeform, VideoAsk — assessmentvragenlijsten en videoformulieren (Spanje; antwoorden gehost in de Verenigde Staten)
• Testportal — hard-skilltests (Polen)
• Aivy (Duitsland), Brght (EU), Cappr (Nederland), CriteriaCorp (Verenigde Staten en Australië), Talogy (EU), Ixly (Nederland), NOA (Nederland/Duitsland) — assessmentaanbieders, elk alleen wanneer de organisatie waar u solliciteert dat assessment gebruikt

AI-chat, alleen wanneer de organisatie waar u solliciteert die gebruikt

• OpenAI — taalmodel (Verenigde Staten; persoonsidentificatoren worden eerst door een PII-gateway uitgefilterd)
• Langfuse — monitoring van het taalmodel (Ierland)
• 360dialog — WhatsApp Business API (Duitsland)
• WhatsApp Ireland — bezorging van berichten (Ierland)

Doorgifte buiten de EER

Uw gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Enkele van de hierboven genoemde partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten of slaan daar gegevens op: Typeform en VideoAsk, Cloudflare, Papertrail, Superhuman, CriteriaCorp (ook Australië) en, voor de AI-chat, OpenAI. Deze doorgiften vinden plaats op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Geautomatiseerde besluitvorming

In wervingsprocedures met een groot aantal sollicitanten kan de organisatie waar u solliciteert een vooraf vastgestelde scoregrens gebruiken. Kandidaten die daarboven scoren gaan door; kandidaten daaronder niet, zonder dat een persoon over iedere kandidaat afzonderlijk beslist. Dit is een geautomatiseerd besluit in de zin van artikel 22 AVG. Het berust op de stappen die nodig zijn vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 22 lid 2 onder a AVG) of, waar dat van toepassing is, op uw uitdrukkelijke toestemming, en voor de assessmentgegevens zelf altijd op uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 onder a AVG). De score wordt berekend met vaste regels, niet met kunstmatige intelligentie. U hoort vóór het assessment wanneer dit van toepassing is. Via [email protected] kunt u vragen om een beoordeling door een deskundige persoon, uw standpunt geven en het besluit aanvechten; wij reageren binnen één maand.

AI-chat (SmartChat)

Sommige organisaties bieden een AI-chat aan, in de browser of via WhatsApp, om vragen te beantwoorden en uw antwoorden op screeningsvragen op te nemen. Het openingsbericht van de chat vermeldt dat het gesprek gebruikmaakt van AI. Vóór indiening stuurt de chat u een samenvatting van uw antwoorden zoals de chat ze heeft begrepen; u kunt in het gesprek elk antwoord laten wijzigen en daarna bevestigen. De chat beoordeelt u niet. Berichten worden verwerkt door OpenAI (Verenigde Staten), nadat persoonsidentificatoren door een PII-gateway zijn uitgefilterd.

Cookies

Wij gebruiken:

• Analytische cookies (Google Analytics, HubSpot) om het gebruik van de website te meten.
• Advertentiecookies (Facebook-pixel) om relevante advertenties te tonen.

U kunt uw keuze op elk moment aanpassen of intrekken via "Cookies settings" onderaan elke pagina.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij u vooraf. Raadpleeg regelmatig de meest recente versie op www.selectionlab.com/nl/pages/privacy.

Referentiedocumenten

Vragen of klachten?

Stuur een e-mail naar [email protected].

Bij klachten over gegevensverwerking kunt u ook terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.