Hoe voeg je assessments toe aan Recruitnow of OTYS zonder dubbele uitnodigingen?
Laat de uitnodiging alleen afgaan wanneer een kandidaat voor het eerst de assessmentfase bereikt, koppel elke uitnodiging aan kandidaat, sollicitatie en vacature, en test vooraf met minstens drie testkandidaten. De meeste dubbelingen ontstaan doordat een statusupdate de trigger opnieuw laat afgaan.
Een assessmentstap toevoegen aan een bestaande workflow in Recruitnow of OTYS is in principe eenvoudig. In de praktijk krijgen teams die de inrichting afraffelen vooral één ding terug. Kandidaten die dezelfde uitnodiging twee, drie of zelfs vier keer ontvangen. Dit draaiboek helpt je de koppeling meteen goed in te richten, de juiste koppelmethode te kiezen, te testen voordat je live gaat en dubbele uitnodigingen op te lossen als ze toch opduiken.
Voor wie. Recruitment operations managers, HR-leads en implementatie-eigenaren die in Recruitnow of OTYS werken en een assessmentstap willen toevoegen zonder dubbel werk.
Wat je nodig hebt. Toegang tot de workflowinstellingen van je ATS, een contactpersoon bij het integratieteam van je assessmentleverancier en minstens drie testkandidaten die je veilig kunt gebruiken.
Tijd. 2 tot 4 uur voor planning en inrichting, en 1 tot 2 dagen voor testen.
Er zijn drie manieren om assessments aan een ATS-workflow te koppelen. Elke manier heeft een eigen risico op dubbele uitnodigingen.
Een native koppeling zit kant-en-klaar in het ATS. OTYS heeft bijvoorbeeld native koppelingen met TMA, Drillster en Selection Lab, waarmee recruiters sollicitanten automatisch uitnodigen vanuit een fase in het ATS. De trigger zit in de workflow van het ATS en de status (afgerond, scores, rapport) komt terug op hetzelfde kandidaatrecord. Het risico op dubbelingen is hier het laagst, omdat de koppeling idempotent hoort te zijn. Twee keer dezelfde trigger sturen levert dan geen twee uitnodigingen op.
Een connector of middleware, zoals Zapier, Make of een eigen integratielaag, zit tussen het ATS en het assessmentplatform. Triggers kunnen afgaan op fasewissels, webhook-events of veldwijzigingen. Het risico op dubbelingen stijgt, want connectors herhalen mislukte calls vaak automatisch. Idempotentiesleutels of ontdubbellogica stel je dan zelf in.
Een eigen API-koppeling geeft de meeste controle, maar vraagt ontwikkelcapaciteit. Dubbelingen voorkomen moet je dan expliciet in de integratielogica bouwen.
Gebruik dit overzicht voordat je verdergaat.
| Criterium | Native | Connector | Eigen API |
|---|---|---|---|
| Trigger zit in een ATS-fase? | Ja | Instelbaar | Ja |
| Status terug naar het ATS? | Ingebouwd | Handmatig mappen | Zelf bouwen |
| Dubbelingen voorkomen (idempotentie)? | Geregeld door leverancier | Zelf instellen | Zelf bouwen |
| Technische capaciteit nodig | Laag | Gemiddeld | Hoog |
| Gebruikelijke doorlooptijd | Dagen | 1 tot 3 weken | 2 tot 8 weken |
Ons advies. Begin met de native route als je assessmentleverancier die ondersteunt. Het lagere risico op dubbelingen en de snellere inrichting wegen zwaarder dan de flexibiliteit van maatwerk.
In de koppelingen van Selection Lab werkt dat per ATS net anders. In Recruitnow start een consultant een flow door de status op een match te wijzigen, en een vooraf ingerichte koppeling bepaalt welke status welke flow start. In OTYS kies je per vacature of elke kandidaat met een procedure automatisch wordt uitgenodigd, of pas zodra de procedure een status bereikt die jij kiest. Per procedure loopt daar één flow tegelijk.
Loop deze stappen op volgorde door. Sla niet door naar stap vijf omdat je denkt dat de instellingen wel kloppen.
Breng elke workflowfase in je ATS in kaart. Leg vast welke fase de assessmentuitnodiging start en vooral wie of wat kandidaten in en uit die fase zet. Zowel handmatige acties van recruiters als automatische statusupdates van het assessmentplatform kunnen een fase opnieuw laten starten.
Kies één plek voor het rapport. Bepaal of het rapport op het kandidaatprofiel in het ATS komt, in een extern portaal of op allebei. Twee parallelle routes zijn een veelvoorkomende oorzaak van dubbele uitnodigingen, omdat twee systemen dan allebei denken dat zij de trigger beheren.
Laat de trigger maar één keer afgaan. De trigger mag alleen afgaan bij de eerste keer dat een kandidaat de assessmentfase binnenkomt. Statusupdates die de leverancier terugstuurt, zoals "assessment afgerond", mogen de kandidaat niet opnieuw in dezelfde fase zetten en de uitnodigingsregel opnieuw starten. Stel dit expliciet in en leg het vast.
Geef elke uitnodiging een unieke sleutel. Koppel elke uitnodiging aan de combinatie van kandidaat-ID, sollicitatie-ID en vacature-ID. Dat telt vooral als een kandidaat opnieuw solliciteert of als er dubbele profielen in het ATS staan, wat bij volumewerving vaak gebeurt.
Maak een gecontroleerde testset. Gebruik minstens drie testkandidaten. Eén schone nieuwe sollicitatie, één dubbel profiel en één kandidaat die je handmatig een fase vooruit zet en daarna terug naar de assessmentfase. Die laatste test wordt het vaakst overgeslagen en is de meest waarschijnlijke oorzaak van dubbele uitnodigingen na livegang.
Doe een proefrun en leg bewijs vast. Noteer per kandidaat hoeveel uitnodigingen er uitgingen, de tijdstippen, en of een statuswijziging een lus veroorzaakt. Maak screenshots of exporteer de logs voordat je verdergaat.
Spreek criteria voor livegang af. Ga pas live als aan alle drie de voorwaarden is voldaan. Nul dubbele uitnodigingen in alle testscenario's, per kandidaat de juiste unieke assessmentlink, en het rapport op het juiste profiel in het ATS.
Elk scenario volgt dezelfde opbouw. Wat je ziet, de oorzaak, de oplossing en hoe je controleert of het werkt.
Wat je ziet. Een kandidaat krijgt twee uitnodigingen binnen enkele seconden of minuten, soms nadat een recruiter een veld op het profiel heeft aangepast.
Oorzaak. Het assessmentplatform schrijft een statusupdate (bijvoorbeeld "uitgenodigd") terug naar het ATS. Die veldwijziging laat de regel voor de assessmentfase opnieuw afgaan en er gaat een tweede uitnodiging uit.
Oplossing. Voeg een voorwaarde toe aan de triggerregel, zodat die alleen afgaat als de kandidaat voor deze vacature nog geen uitnodiging heeft gehad. Of maak een vergrendelde tussenstatus, bijvoorbeeld "Assessment verstuurd", die de trigger controleert voordat er iets uitgaat.
Controle. Zet een testkandidaat in de assessmentfase en pas daarna handmatig het betreffende ATS-veld aan om de terugkoppeling na te bootsen. Er mag geen tweede uitnodiging uitgaan.
Hoe uitkomsten als status in je ATS terechtkomen en waarom dat vooraf vastligt, lees je in onze blog over statusmapping van assessmentresultaten.
Wat je ziet. Een recruiter verstuurt de uitnodiging handmatig op hetzelfde moment dat de automatische workflow dat doet.
Oorzaak. De interface laat de recruiter niet zien dat de automatisering al is gestart. Een trage paginaverversing maakt het erger.
Oplossing. Voeg een tussenstatus "Assessment in behandeling" toe die wordt gezet zodra de trigger afgaat. Schakel de handmatige verzendknop uit of verberg hem zolang die status actief is.
Controle. Start de automatische verzending en probeer direct daarna handmatig te versturen. Er mag maar één uitnodiging bij de testkandidaat aankomen.
Wat je ziet. Dezelfde persoon krijgt uitnodigingen op twee verschillende profielen of e-mailadressen.
Oorzaak. Een nieuwe sollicitatie of een import van een vacaturesite maakt een tweede kandidaatprofiel aan. Beide profielen gaan los van elkaar door de assessmentfase.
Oplossing. Ontdubbel en voeg kandidaatrecords samen voordat ze de assessmentfase bereiken. Laat de koppeling uitnodigingen aan het sollicitatie-ID koppelen en niet alleen aan het e-mailadres, zodat één persoon met twee profielen per vacature maar één actieve uitnodiging krijgt.
Controle. Maak twee profielen aan voor dezelfde testkandidaat en laat beide de assessmentfase bereiken. Er mag maar één uitnodiging uitgaan.
Wat je ziet. Een kandidaat krijgt 5 tot 30 minuten na de eerste uitnodiging een tweede, zonder dat een recruiter iets heeft gedaan.
Oorzaak. Het ATS stuurde een webhook naar het assessmentplatform, kreeg niet op tijd een bevestiging terug en probeerde het opnieuw. Had het platform de eerste call wel verwerkt maar te traag geantwoord, dan leverden beide calls een uitnodiging op.
Oplossing. Kijk in de integratielogs naar het retry-gedrag. Controleer of de API van je assessmentleverancier een 200-bevestiging teruggeeft binnen de time-out van het ATS. Zo niet, verleng dan de time-out aan de ATS-kant of gebruik idempotentiesleutels, zodat de leverancier dubbele calls weigert.
Controle. Bekijk de logs van de proefrun en controleer of er per trigger maar één aflevering is. Vraag je assessmentleverancier of het API-endpoint standaard idempotent is.
Wat je ziet. Kandidaten uit verschillende routes, zoals directe sollicitanten en doorverwezen kandidaten, krijgen allemaal een uitnodiging, maar sommigen krijgen er twee.
Oorzaak. Twee aparte workflowregels passen allebei op kandidaten die de assessmentfase binnenkomen. Vaak is een van die regels ingesteld voor een andere wervingsroute en nooit tot die route beperkt.
Oplossing. Loop alle actieve workflowregels na. Zorg dat de voorwaarden elkaar uitsluiten, zodat er per combinatie van kandidaat en vacature maar één regel tegelijk past. Zet op elke regel een filter op bron van de sollicitatie of op wervingsroute.
Controle. Haal per wervingsroute één testkandidaat door het proces en controleer of elke kandidaat precies één uitnodiging krijgt.
Moet een probleem met dubbele uitnodigingen geëscaleerd worden, dan bepaalt de kwaliteit van je informatie hoe snel het is opgelost.
Verzamel dit voordat je iemand benadert. Het kandidaat-ID en e-mailadres (zo nodig geanonimiseerd), het vacature-ID, de exacte naam van de fase, de tijdstippen van elke verstuurde uitnodiging, het aantal uitnodigingen dat de kandidaat kreeg, integratielogs of afleverlogs van webhooks, en welke workflowinstellingen in de 48 uur daarvoor zijn gewijzigd.
Laag 1, de eigenaar van de ATS-workflow. Benader deze persoon eerst bij problemen met triggerregels of fase-instellingen. Hij of zij kan workflowregels, voorwaarden en statusmappings nalopen.
Laag 2, integratiesupport van de assessmentleverancier. Voor idempotentie, time-outs van de API, afleverlogs van webhooks en rapporten die niet terugkomen in het ATS.
Laag 3, IT of je implementatiepartner. Voor maatwerk-API's en SSO, de instellingen van connectors en middleware, en alles waarvoor code moet worden aangepast.
Bepaal de ernst voordat je escaleert, zodat de juiste mensen met de juiste snelheid reageren. Ernst 1 geldt als dubbele uitnodigingen in een live omgeving bij meerdere echte kandidaten aankomen. Ernst 2 geldt als de dubbelingen beperkt blijven tot testkandidaten of één uitzonderingsgeval.
Loop deze checklist door aan het eind van week één en nog een keer aan het eind van week twee.
Selection Lab is gebouwd voor precies deze centrale assessmentflow vanuit het ATS. Uitnodigingen gaan automatisch uit vanuit een ATS-fase, het volledige rapport en de losse scores staan direct in het ATS, en de livegang duurt volgens onze documentatie 2 tot 10 weken. Na livegang volgen in de eerste maand tweewekelijkse check-ins en daarna elk kwartaal een strategisch overleg. Zo vang je uitzonderingen op voordat echte kandidaten er last van hebben.
De koppeling in één keer goed inrichten kost veel minder dan het vertrouwen van kandidaten terugwinnen nadat de dubbele uitnodigingen al binnen zijn. Volg de checklist, test de uitzonderingen en controleer de idempotentie voordat je één echte kandidaat in de assessmentfase zet. Wil je zien hoe dat in jouw ATS werkt? Vraag een demo aan.
Meestal laat een statusupdate de trigger opnieuw afgaan. Het assessmentplatform schrijft een status terug naar het ATS, die wijziging start de regel voor de assessmentfase opnieuw en er gaat een tweede uitnodiging uit. Andere oorzaken zijn handmatig en automatisch tegelijk versturen, dubbele kandidaatprofielen, retries na een webhook-time-out en twee workflowregels op dezelfde fase.
Laat de uitnodiging alleen afgaan bij de eerste keer dat de procedure de gekozen status bereikt, en zorg dat teruggeschreven statussen die regel niet opnieuw starten. In de koppeling van Selection Lab met OTYS kies je per vacature of uitnodigen automatisch of semi-automatisch gaat, en loopt er per procedure één flow tegelijk.
In de koppeling van Selection Lab met Recruitnow start een consultant een flow door de status op een match te wijzigen. Een vooraf ingerichte koppeling bepaalt welke status welke flow start. De status, de verstuurde flow en de rapportlink komen terug in de velden van de kandidaat in Recruitnow.
Dat dezelfde trigger twee keer versturen maar één uitnodiging oplevert. De koppeling herkent een herhaalde call, bijvoorbeeld via een unieke sleutel van kandidaat-ID, sollicitatie-ID en vacature-ID, en verwerkt die niet nog een keer. Bij een native koppeling regelt de leverancier dit, bij een connector of eigen API-koppeling stel je het zelf in of bouw je het zelf.
Gebruik minstens drie testkandidaten, namelijk één schone nieuwe sollicitatie, één dubbel profiel en één kandidaat die je handmatig vooruit en weer terug naar de assessmentfase zet. Leg per kandidaat het aantal uitnodigingen en de tijdstippen vast. Ga pas live bij nul dubbelingen, een unieke assessmentlink per kandidaat en het rapport op het juiste profiel.
Hoe voeg je assessments toe aan Recruitnow of OTYS zonder dubbele uitnodigingen?
Laat de uitnodiging alleen afgaan wanneer een kandidaat voor het eerst de assessmentfase bereikt, koppel elke uitnodiging aan kandidaat, sollicitatie en vacature, en test vooraf met minstens drie testkandidaten. De meeste dubbelingen ontstaan doordat een statusupdate de trigger opnieuw laat afgaan.
Een assessmentstap toevoegen aan een bestaande workflow in Recruitnow of OTYS is in principe eenvoudig. In de praktijk krijgen teams die de inrichting afraffelen vooral één ding terug. Kandidaten die dezelfde uitnodiging twee, drie of zelfs vier keer ontvangen. Dit draaiboek helpt je de koppeling meteen goed in te richten, de juiste koppelmethode te kiezen, te testen voordat je live gaat en dubbele uitnodigingen op te lossen als ze toch opduiken.
Voor wie. Recruitment operations managers, HR-leads en implementatie-eigenaren die in Recruitnow of OTYS werken en een assessmentstap willen toevoegen zonder dubbel werk.
Wat je nodig hebt. Toegang tot de workflowinstellingen van je ATS, een contactpersoon bij het integratieteam van je assessmentleverancier en minstens drie testkandidaten die je veilig kunt gebruiken.
Tijd. 2 tot 4 uur voor planning en inrichting, en 1 tot 2 dagen voor testen.
Er zijn drie manieren om assessments aan een ATS-workflow te koppelen. Elke manier heeft een eigen risico op dubbele uitnodigingen.
Een native koppeling zit kant-en-klaar in het ATS. OTYS heeft bijvoorbeeld native koppelingen met TMA, Drillster en Selection Lab, waarmee recruiters sollicitanten automatisch uitnodigen vanuit een fase in het ATS. De trigger zit in de workflow van het ATS en de status (afgerond, scores, rapport) komt terug op hetzelfde kandidaatrecord. Het risico op dubbelingen is hier het laagst, omdat de koppeling idempotent hoort te zijn. Twee keer dezelfde trigger sturen levert dan geen twee uitnodigingen op.
Een connector of middleware, zoals Zapier, Make of een eigen integratielaag, zit tussen het ATS en het assessmentplatform. Triggers kunnen afgaan op fasewissels, webhook-events of veldwijzigingen. Het risico op dubbelingen stijgt, want connectors herhalen mislukte calls vaak automatisch. Idempotentiesleutels of ontdubbellogica stel je dan zelf in.
Een eigen API-koppeling geeft de meeste controle, maar vraagt ontwikkelcapaciteit. Dubbelingen voorkomen moet je dan expliciet in de integratielogica bouwen.
Gebruik dit overzicht voordat je verdergaat.
| Criterium | Native | Connector | Eigen API |
|---|---|---|---|
| Trigger zit in een ATS-fase? | Ja | Instelbaar | Ja |
| Status terug naar het ATS? | Ingebouwd | Handmatig mappen | Zelf bouwen |
| Dubbelingen voorkomen (idempotentie)? | Geregeld door leverancier | Zelf instellen | Zelf bouwen |
| Technische capaciteit nodig | Laag | Gemiddeld | Hoog |
| Gebruikelijke doorlooptijd | Dagen | 1 tot 3 weken | 2 tot 8 weken |
Ons advies. Begin met de native route als je assessmentleverancier die ondersteunt. Het lagere risico op dubbelingen en de snellere inrichting wegen zwaarder dan de flexibiliteit van maatwerk.
In de koppelingen van Selection Lab werkt dat per ATS net anders. In Recruitnow start een consultant een flow door de status op een match te wijzigen, en een vooraf ingerichte koppeling bepaalt welke status welke flow start. In OTYS kies je per vacature of elke kandidaat met een procedure automatisch wordt uitgenodigd, of pas zodra de procedure een status bereikt die jij kiest. Per procedure loopt daar één flow tegelijk.
Loop deze stappen op volgorde door. Sla niet door naar stap vijf omdat je denkt dat de instellingen wel kloppen.
Breng elke workflowfase in je ATS in kaart. Leg vast welke fase de assessmentuitnodiging start en vooral wie of wat kandidaten in en uit die fase zet. Zowel handmatige acties van recruiters als automatische statusupdates van het assessmentplatform kunnen een fase opnieuw laten starten.
Kies één plek voor het rapport. Bepaal of het rapport op het kandidaatprofiel in het ATS komt, in een extern portaal of op allebei. Twee parallelle routes zijn een veelvoorkomende oorzaak van dubbele uitnodigingen, omdat twee systemen dan allebei denken dat zij de trigger beheren.
Laat de trigger maar één keer afgaan. De trigger mag alleen afgaan bij de eerste keer dat een kandidaat de assessmentfase binnenkomt. Statusupdates die de leverancier terugstuurt, zoals "assessment afgerond", mogen de kandidaat niet opnieuw in dezelfde fase zetten en de uitnodigingsregel opnieuw starten. Stel dit expliciet in en leg het vast.
Geef elke uitnodiging een unieke sleutel. Koppel elke uitnodiging aan de combinatie van kandidaat-ID, sollicitatie-ID en vacature-ID. Dat telt vooral als een kandidaat opnieuw solliciteert of als er dubbele profielen in het ATS staan, wat bij volumewerving vaak gebeurt.
Maak een gecontroleerde testset. Gebruik minstens drie testkandidaten. Eén schone nieuwe sollicitatie, één dubbel profiel en één kandidaat die je handmatig een fase vooruit zet en daarna terug naar de assessmentfase. Die laatste test wordt het vaakst overgeslagen en is de meest waarschijnlijke oorzaak van dubbele uitnodigingen na livegang.
Doe een proefrun en leg bewijs vast. Noteer per kandidaat hoeveel uitnodigingen er uitgingen, de tijdstippen, en of een statuswijziging een lus veroorzaakt. Maak screenshots of exporteer de logs voordat je verdergaat.
Spreek criteria voor livegang af. Ga pas live als aan alle drie de voorwaarden is voldaan. Nul dubbele uitnodigingen in alle testscenario's, per kandidaat de juiste unieke assessmentlink, en het rapport op het juiste profiel in het ATS.
Elk scenario volgt dezelfde opbouw. Wat je ziet, de oorzaak, de oplossing en hoe je controleert of het werkt.
Wat je ziet. Een kandidaat krijgt twee uitnodigingen binnen enkele seconden of minuten, soms nadat een recruiter een veld op het profiel heeft aangepast.
Oorzaak. Het assessmentplatform schrijft een statusupdate (bijvoorbeeld "uitgenodigd") terug naar het ATS. Die veldwijziging laat de regel voor de assessmentfase opnieuw afgaan en er gaat een tweede uitnodiging uit.
Oplossing. Voeg een voorwaarde toe aan de triggerregel, zodat die alleen afgaat als de kandidaat voor deze vacature nog geen uitnodiging heeft gehad. Of maak een vergrendelde tussenstatus, bijvoorbeeld "Assessment verstuurd", die de trigger controleert voordat er iets uitgaat.
Controle. Zet een testkandidaat in de assessmentfase en pas daarna handmatig het betreffende ATS-veld aan om de terugkoppeling na te bootsen. Er mag geen tweede uitnodiging uitgaan.
Hoe uitkomsten als status in je ATS terechtkomen en waarom dat vooraf vastligt, lees je in onze blog over statusmapping van assessmentresultaten.
Wat je ziet. Een recruiter verstuurt de uitnodiging handmatig op hetzelfde moment dat de automatische workflow dat doet.
Oorzaak. De interface laat de recruiter niet zien dat de automatisering al is gestart. Een trage paginaverversing maakt het erger.
Oplossing. Voeg een tussenstatus "Assessment in behandeling" toe die wordt gezet zodra de trigger afgaat. Schakel de handmatige verzendknop uit of verberg hem zolang die status actief is.
Controle. Start de automatische verzending en probeer direct daarna handmatig te versturen. Er mag maar één uitnodiging bij de testkandidaat aankomen.
Wat je ziet. Dezelfde persoon krijgt uitnodigingen op twee verschillende profielen of e-mailadressen.
Oorzaak. Een nieuwe sollicitatie of een import van een vacaturesite maakt een tweede kandidaatprofiel aan. Beide profielen gaan los van elkaar door de assessmentfase.
Oplossing. Ontdubbel en voeg kandidaatrecords samen voordat ze de assessmentfase bereiken. Laat de koppeling uitnodigingen aan het sollicitatie-ID koppelen en niet alleen aan het e-mailadres, zodat één persoon met twee profielen per vacature maar één actieve uitnodiging krijgt.
Controle. Maak twee profielen aan voor dezelfde testkandidaat en laat beide de assessmentfase bereiken. Er mag maar één uitnodiging uitgaan.
Wat je ziet. Een kandidaat krijgt 5 tot 30 minuten na de eerste uitnodiging een tweede, zonder dat een recruiter iets heeft gedaan.
Oorzaak. Het ATS stuurde een webhook naar het assessmentplatform, kreeg niet op tijd een bevestiging terug en probeerde het opnieuw. Had het platform de eerste call wel verwerkt maar te traag geantwoord, dan leverden beide calls een uitnodiging op.
Oplossing. Kijk in de integratielogs naar het retry-gedrag. Controleer of de API van je assessmentleverancier een 200-bevestiging teruggeeft binnen de time-out van het ATS. Zo niet, verleng dan de time-out aan de ATS-kant of gebruik idempotentiesleutels, zodat de leverancier dubbele calls weigert.
Controle. Bekijk de logs van de proefrun en controleer of er per trigger maar één aflevering is. Vraag je assessmentleverancier of het API-endpoint standaard idempotent is.
Wat je ziet. Kandidaten uit verschillende routes, zoals directe sollicitanten en doorverwezen kandidaten, krijgen allemaal een uitnodiging, maar sommigen krijgen er twee.
Oorzaak. Twee aparte workflowregels passen allebei op kandidaten die de assessmentfase binnenkomen. Vaak is een van die regels ingesteld voor een andere wervingsroute en nooit tot die route beperkt.
Oplossing. Loop alle actieve workflowregels na. Zorg dat de voorwaarden elkaar uitsluiten, zodat er per combinatie van kandidaat en vacature maar één regel tegelijk past. Zet op elke regel een filter op bron van de sollicitatie of op wervingsroute.
Controle. Haal per wervingsroute één testkandidaat door het proces en controleer of elke kandidaat precies één uitnodiging krijgt.
Moet een probleem met dubbele uitnodigingen geëscaleerd worden, dan bepaalt de kwaliteit van je informatie hoe snel het is opgelost.
Verzamel dit voordat je iemand benadert. Het kandidaat-ID en e-mailadres (zo nodig geanonimiseerd), het vacature-ID, de exacte naam van de fase, de tijdstippen van elke verstuurde uitnodiging, het aantal uitnodigingen dat de kandidaat kreeg, integratielogs of afleverlogs van webhooks, en welke workflowinstellingen in de 48 uur daarvoor zijn gewijzigd.
Laag 1, de eigenaar van de ATS-workflow. Benader deze persoon eerst bij problemen met triggerregels of fase-instellingen. Hij of zij kan workflowregels, voorwaarden en statusmappings nalopen.
Laag 2, integratiesupport van de assessmentleverancier. Voor idempotentie, time-outs van de API, afleverlogs van webhooks en rapporten die niet terugkomen in het ATS.
Laag 3, IT of je implementatiepartner. Voor maatwerk-API's en SSO, de instellingen van connectors en middleware, en alles waarvoor code moet worden aangepast.
Bepaal de ernst voordat je escaleert, zodat de juiste mensen met de juiste snelheid reageren. Ernst 1 geldt als dubbele uitnodigingen in een live omgeving bij meerdere echte kandidaten aankomen. Ernst 2 geldt als de dubbelingen beperkt blijven tot testkandidaten of één uitzonderingsgeval.
Loop deze checklist door aan het eind van week één en nog een keer aan het eind van week twee.
Selection Lab is gebouwd voor precies deze centrale assessmentflow vanuit het ATS. Uitnodigingen gaan automatisch uit vanuit een ATS-fase, het volledige rapport en de losse scores staan direct in het ATS, en de livegang duurt volgens onze documentatie 2 tot 10 weken. Na livegang volgen in de eerste maand tweewekelijkse check-ins en daarna elk kwartaal een strategisch overleg. Zo vang je uitzonderingen op voordat echte kandidaten er last van hebben.
De koppeling in één keer goed inrichten kost veel minder dan het vertrouwen van kandidaten terugwinnen nadat de dubbele uitnodigingen al binnen zijn. Volg de checklist, test de uitzonderingen en controleer de idempotentie voordat je één echte kandidaat in de assessmentfase zet. Wil je zien hoe dat in jouw ATS werkt? Vraag een demo aan.
Meestal laat een statusupdate de trigger opnieuw afgaan. Het assessmentplatform schrijft een status terug naar het ATS, die wijziging start de regel voor de assessmentfase opnieuw en er gaat een tweede uitnodiging uit. Andere oorzaken zijn handmatig en automatisch tegelijk versturen, dubbele kandidaatprofielen, retries na een webhook-time-out en twee workflowregels op dezelfde fase.
Laat de uitnodiging alleen afgaan bij de eerste keer dat de procedure de gekozen status bereikt, en zorg dat teruggeschreven statussen die regel niet opnieuw starten. In de koppeling van Selection Lab met OTYS kies je per vacature of uitnodigen automatisch of semi-automatisch gaat, en loopt er per procedure één flow tegelijk.
In de koppeling van Selection Lab met Recruitnow start een consultant een flow door de status op een match te wijzigen. Een vooraf ingerichte koppeling bepaalt welke status welke flow start. De status, de verstuurde flow en de rapportlink komen terug in de velden van de kandidaat in Recruitnow.
Dat dezelfde trigger twee keer versturen maar één uitnodiging oplevert. De koppeling herkent een herhaalde call, bijvoorbeeld via een unieke sleutel van kandidaat-ID, sollicitatie-ID en vacature-ID, en verwerkt die niet nog een keer. Bij een native koppeling regelt de leverancier dit, bij een connector of eigen API-koppeling stel je het zelf in of bouw je het zelf.
Gebruik minstens drie testkandidaten, namelijk één schone nieuwe sollicitatie, één dubbel profiel en één kandidaat die je handmatig vooruit en weer terug naar de assessmentfase zet. Leg per kandidaat het aantal uitnodigingen en de tijdstippen vast. Ga pas live bij nul dubbelingen, een unieke assessmentlink per kandidaat en het rapport op het juiste profiel.
