Geldt artikel 22 AVG bij een automatische afwijzing op een assessmentscore?
Alleen als aan twee voorwaarden tegelijk is voldaan. Het besluit moet uitsluitend geautomatiseerd zijn, zonder dat een mens de uitkomst werkelijk kan terugdraaien, en het moet de kandidaat aanzienlijk raken. Een afwijzing die iemand de toegang tot een baan ontzegt, telt als zo'n gevolg.
Gebruik je een online assessment om voor te selecteren, en zorgt een score onder de grens voor een automatische afwijzing, dan is de vraag niet of je automatiseert maar hoe. "Ja, want er zit techniek in" is geen antwoord op de vraag of artikel 22 geldt. Dit artikel loopt de toets met je langs, laat zien wat je moet regelen als het artikel wel van toepassing is, en geeft de teksten waarmee je de kandidaat informeert.
Bedoeld voor recruitmentmanagers, HR-verantwoordelijken en talent acquisition teams die met assessments voorselecteren op een scoredrempel. Wat je nodig hebt is zicht op je ATS-proces en op het punt waar een afgewezen kandidaat zijn definitieve bericht krijgt. Reken op 30 tot 45 minuten voor de toets en een eerste versie van je waarborgen.
Artikel 22 AVG geeft iemand het recht niet te worden onderworpen aan "een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft". Twee voorwaarden moeten allebei waar zijn. Loop ze in volgorde af.
Beantwoord deze drie vragen voordat je verdergaat.
Ziet een mens de score pas nadat het afwijzingsbericht al verstuurd is, of sluit een lage score de sollicitatie automatisch zonder tussenstap, dan is het besluit uitsluitend geautomatiseerd.
Die derde vraag is waar het meestal misgaat. In je ATS op "afwijzen bevestigen" klikken terwijl je alleen naar een stoplichtje kijkt, is geen betekenisvolle menselijke tussenkomst. De richtsnoeren van de EDPB over geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering zijn daar duidelijk over. De tussenkomst moet echt zijn, geen formaliteit bovenop een uitkomst die al vaststond.
Van rechtsgevolgen is sprake als er bijvoorbeeld een contractueel recht op het spel staat. In recruitment is de andere variant relevanter, namelijk een besluit dat iemand anderszins in aanmerkelijke mate treft. Het Hof van Justitie bevestigde op 7 december 2023 in zaak C-634/21 (SCHUFA Holding e.a. / OQ tegen Land Hessen) dat het geautomatiseerd vaststellen van een waarschijnlijkheidsscore onder artikel 22 kan vallen, wanneer een derde partij daar zijn besluit op baseert.
Wijs je een kandidaat af op een scoredrempel, dan komt hij geen ronde verder. Daarmee blokkeer je zijn toegang tot een baan. Toezichthouders en juridische literatuur beschouwen dat als aanmerkelijk. Stuurt jouw proces een automatische afwijzing na een score onder de grens, dan is aan deze voorwaarde vrijwel zeker voldaan.
De uitkomst van de toets.
Geldt artikel 22, dan is het uitgangspunt een verbod. Je mag alleen doorgaan op een van drie uitzonderingen.
Noodzaak voor de overeenkomst is in voorselectie de uitzondering waar het vaakst op wordt geleund. Leg vast op welke je je beroept. Die vastlegging heb je nodig zodra een kandidaat het besluit aanvecht of de Autoriteit Persoonsgegevens ernaar vraagt.
Geldt een uitzondering, dan schrijft artikel 22 drie waarborgen voor. Het recht op menselijke tussenkomst, het recht om je standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten. Elk daarvan vraagt om een werkende inrichting, niet om een zin in je privacybeleid.
Menselijke tussenkomst
Wijs een rol aan die de herbeoordeling doet, bijvoorbeeld de lead recruiter of de hiring manager van de vacature. Die persoon krijgt het volledige assessmentrapport, de score en alles wat de kandidaat zelf heeft aangeleverd. Hij moet de uitkomst kunnen terugdraaien en de kandidaat terug in het proces kunnen zetten. Bouw dat als een benoemde stap in je ATS, niet als een escalatie die je per geval verzint.
Standpunt kenbaar maken
Voordat de beoordelaar een besluit neemt, moet de kandidaat context kunnen aanleveren. Denk aan een technisch probleem tijdens het assessment, of omstandigheden die de score hebben beïnvloed. Maak daar een eenvoudig kanaal voor, een mailadres, een formulier of een antwoordmogelijkheid in je berichtenstroom, en zorg dat de beoordelaar die informatie ziet voordat hij beslist.
Het besluit aanvechten
Dit staat los van de eerste herbeoordeling. Is de kandidaat het oneens met de uitkomst daarvan, dan heeft hij een volgende route nodig. Dat kan via je functionaris gegevensbescherming of via een formele klachtenprocedure. Waar het om gaat is dat die route losstaat van het pad waarin het geautomatiseerde besluit is genomen.
Geldt artikel 22, dan moet je de kandidaat informeren. Neem een passage op in je sollicitatieformulier of privacyverklaring. Hieronder staan teksten die je kunt overnemen.
"In sommige stappen van onze sollicitatieprocedure gebruiken we een geautomatiseerde assessmentscore om te beoordelen of je bij de functie past. Wordt een besluit uitsluitend op die geautomatiseerde verwerking gebaseerd, en heeft dat rechtsgevolgen voor je of treft het je anderszins in aanmerkelijke mate, dan heb je het recht om een menselijke herbeoordeling te vragen, om aanvullende informatie of context aan te leveren voordat die herbeoordeling wordt afgerond, en om het besluit aan te vechten. Neem daarvoor binnen [X] werkdagen na je afwijzing contact op via [mailadres recruiter]."
"Bedankt voor het maken van het assessment. Op basis van de uitslag gaan we niet verder met je sollicitatie voor [functie]. Op grond van artikel 22 AVG kun je vragen om een menselijke herbeoordeling van dit besluit. Reageer daarvoor op dit bericht of mail naar [adres], binnen [X] werkdagen. Vermeld je naam, de functie waarop je hebt gesolliciteerd, de datum van dit bericht en alles wat je wilt dat de beoordelaar meeweegt."
Bevestig de ontvangst van een verzoek binnen 2 werkdagen. Rond de herbeoordeling binnen 5 werkdagen na die bevestiging af. Communiceer de uitkomst schriftelijk. Leg het verzoek vast, plus wie het heeft beoordeeld, wat die persoon heeft meegewogen en wat eruit kwam, in je ATS of in een apart dossier.
Check deze vier situaties tegen je huidige inrichting voordat je je compliance afvinkt.
Gebruik je SmartChat en de assessments van Selection Lab, breng dan precies in kaart waar in je ingerichte flow het definitieve afwijzingsmoment zit. De kandidaatreis loopt van intake via chat naar assessment, rolmatch en uitnodiging, en kandidaatdata wordt binnen de EU verwerkt in Frankfurt. Waar de automatisering kandidaten zelf doorzet naar een gesprek, wordt de artikel 22-vraag het scherpst bij de uitgang voor wie niet doorgaat. Controleer bij je implementatie of de menselijke tussenkomst daar actief staat.
Over de bredere privacykant lees je meer in onze blog over de AVG en AI in recruitment. Over de eisen aan het systeem zelf gaat onze blog over de EU AI Act en recruitment.
Mag ik een kandidaat automatisch afwijzen op een assessmentscore?
Niet zonder waarborgen. Is het besluit uitsluitend geautomatiseerd en raakt het de kandidaat aanzienlijk, dan geldt artikel 22 AVG. Je hebt dan een grondslag nodig plus het recht op menselijke tussenkomst, het recht om je standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.
Wanneer is een besluit uitsluitend geautomatiseerd?
Als er geen mens is die de uitkomst met genoeg tijd, informatie en bevoegdheid kan terugdraaien voordat die definitief wordt. Een recruiter die op basis van een stoplichtje op afwijzen klikt, telt niet als betekenisvolle menselijke tussenkomst.
Telt een afwijzing op een assessmentscore als een aanmerkelijk gevolg?
Vrijwel altijd. De kandidaat komt geen ronde verder en verliest daarmee toegang tot de baan. Het Hof van Justitie bevestigde op 7 december 2023 in zaak C-634/21 dat een geautomatiseerd vastgestelde waarschijnlijkheidsscore onder artikel 22 kan vallen als een derde partij daarop zijn besluit baseert.
Kan ik toestemming van de kandidaat als grondslag gebruiken?
In theorie wel, in de praktijk zelden. Toestemming moet vrij gegeven zijn en de verhouding tussen werkgever en sollicitant is ongelijk. Noodzaak voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst is in voorselectie meestal de passender grondslag.
Wat moet ik vastleggen over een geautomatiseerde afwijzing?
Welke uitzondering je gebruikt, wie de herbeoordeling doet, wat die persoon heeft meegewogen en wat de uitkomst was. Leg dat per verzoek vast in je ATS of in een apart dossier, zodat je het kunt laten zien als een kandidaat het besluit aanvecht of de Autoriteit Persoonsgegevens ernaar vraagt.
Artikel 22 AVG verbiedt automatisering in je selectieproces niet. Het verbiedt wel dat een score in zijn eentje iemands sollicitatie beëindigt. De toets is kort. Is het besluit uitsluitend geautomatiseerd, en raakt het de kandidaat aanzienlijk? Dan heb je een grondslag nodig en drie waarborgen die echt werken.
Test je inrichting daarna met een proefgeval. Zet een afwijzing in gang, controleer of het bericht met de juiste passage aankomt, dien via je eigen formulier een verzoek om herbeoordeling in en kijk of dat bij de juiste persoon terechtkomt met de juiste informatie. Leg de uitkomst vast en zet een herinnering om opnieuw te testen zodra je assessmentconfiguratie of je ATS-proces verandert.
Voor de tekst en de uitleg zelf blijven de richtsnoeren van de EDPB over geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering en artikel 22 AVG de bron.
Geldt artikel 22 AVG bij een automatische afwijzing op een assessmentscore?
Alleen als aan twee voorwaarden tegelijk is voldaan. Het besluit moet uitsluitend geautomatiseerd zijn, zonder dat een mens de uitkomst werkelijk kan terugdraaien, en het moet de kandidaat aanzienlijk raken. Een afwijzing die iemand de toegang tot een baan ontzegt, telt als zo'n gevolg.
Gebruik je een online assessment om voor te selecteren, en zorgt een score onder de grens voor een automatische afwijzing, dan is de vraag niet of je automatiseert maar hoe. "Ja, want er zit techniek in" is geen antwoord op de vraag of artikel 22 geldt. Dit artikel loopt de toets met je langs, laat zien wat je moet regelen als het artikel wel van toepassing is, en geeft de teksten waarmee je de kandidaat informeert.
Bedoeld voor recruitmentmanagers, HR-verantwoordelijken en talent acquisition teams die met assessments voorselecteren op een scoredrempel. Wat je nodig hebt is zicht op je ATS-proces en op het punt waar een afgewezen kandidaat zijn definitieve bericht krijgt. Reken op 30 tot 45 minuten voor de toets en een eerste versie van je waarborgen.
Artikel 22 AVG geeft iemand het recht niet te worden onderworpen aan "een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor hem rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft". Twee voorwaarden moeten allebei waar zijn. Loop ze in volgorde af.
Beantwoord deze drie vragen voordat je verdergaat.
Ziet een mens de score pas nadat het afwijzingsbericht al verstuurd is, of sluit een lage score de sollicitatie automatisch zonder tussenstap, dan is het besluit uitsluitend geautomatiseerd.
Die derde vraag is waar het meestal misgaat. In je ATS op "afwijzen bevestigen" klikken terwijl je alleen naar een stoplichtje kijkt, is geen betekenisvolle menselijke tussenkomst. De richtsnoeren van de EDPB over geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering zijn daar duidelijk over. De tussenkomst moet echt zijn, geen formaliteit bovenop een uitkomst die al vaststond.
Van rechtsgevolgen is sprake als er bijvoorbeeld een contractueel recht op het spel staat. In recruitment is de andere variant relevanter, namelijk een besluit dat iemand anderszins in aanmerkelijke mate treft. Het Hof van Justitie bevestigde op 7 december 2023 in zaak C-634/21 (SCHUFA Holding e.a. / OQ tegen Land Hessen) dat het geautomatiseerd vaststellen van een waarschijnlijkheidsscore onder artikel 22 kan vallen, wanneer een derde partij daar zijn besluit op baseert.
Wijs je een kandidaat af op een scoredrempel, dan komt hij geen ronde verder. Daarmee blokkeer je zijn toegang tot een baan. Toezichthouders en juridische literatuur beschouwen dat als aanmerkelijk. Stuurt jouw proces een automatische afwijzing na een score onder de grens, dan is aan deze voorwaarde vrijwel zeker voldaan.
De uitkomst van de toets.
Geldt artikel 22, dan is het uitgangspunt een verbod. Je mag alleen doorgaan op een van drie uitzonderingen.
Noodzaak voor de overeenkomst is in voorselectie de uitzondering waar het vaakst op wordt geleund. Leg vast op welke je je beroept. Die vastlegging heb je nodig zodra een kandidaat het besluit aanvecht of de Autoriteit Persoonsgegevens ernaar vraagt.
Geldt een uitzondering, dan schrijft artikel 22 drie waarborgen voor. Het recht op menselijke tussenkomst, het recht om je standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten. Elk daarvan vraagt om een werkende inrichting, niet om een zin in je privacybeleid.
Menselijke tussenkomst
Wijs een rol aan die de herbeoordeling doet, bijvoorbeeld de lead recruiter of de hiring manager van de vacature. Die persoon krijgt het volledige assessmentrapport, de score en alles wat de kandidaat zelf heeft aangeleverd. Hij moet de uitkomst kunnen terugdraaien en de kandidaat terug in het proces kunnen zetten. Bouw dat als een benoemde stap in je ATS, niet als een escalatie die je per geval verzint.
Standpunt kenbaar maken
Voordat de beoordelaar een besluit neemt, moet de kandidaat context kunnen aanleveren. Denk aan een technisch probleem tijdens het assessment, of omstandigheden die de score hebben beïnvloed. Maak daar een eenvoudig kanaal voor, een mailadres, een formulier of een antwoordmogelijkheid in je berichtenstroom, en zorg dat de beoordelaar die informatie ziet voordat hij beslist.
Het besluit aanvechten
Dit staat los van de eerste herbeoordeling. Is de kandidaat het oneens met de uitkomst daarvan, dan heeft hij een volgende route nodig. Dat kan via je functionaris gegevensbescherming of via een formele klachtenprocedure. Waar het om gaat is dat die route losstaat van het pad waarin het geautomatiseerde besluit is genomen.
Geldt artikel 22, dan moet je de kandidaat informeren. Neem een passage op in je sollicitatieformulier of privacyverklaring. Hieronder staan teksten die je kunt overnemen.
"In sommige stappen van onze sollicitatieprocedure gebruiken we een geautomatiseerde assessmentscore om te beoordelen of je bij de functie past. Wordt een besluit uitsluitend op die geautomatiseerde verwerking gebaseerd, en heeft dat rechtsgevolgen voor je of treft het je anderszins in aanmerkelijke mate, dan heb je het recht om een menselijke herbeoordeling te vragen, om aanvullende informatie of context aan te leveren voordat die herbeoordeling wordt afgerond, en om het besluit aan te vechten. Neem daarvoor binnen [X] werkdagen na je afwijzing contact op via [mailadres recruiter]."
"Bedankt voor het maken van het assessment. Op basis van de uitslag gaan we niet verder met je sollicitatie voor [functie]. Op grond van artikel 22 AVG kun je vragen om een menselijke herbeoordeling van dit besluit. Reageer daarvoor op dit bericht of mail naar [adres], binnen [X] werkdagen. Vermeld je naam, de functie waarop je hebt gesolliciteerd, de datum van dit bericht en alles wat je wilt dat de beoordelaar meeweegt."
Bevestig de ontvangst van een verzoek binnen 2 werkdagen. Rond de herbeoordeling binnen 5 werkdagen na die bevestiging af. Communiceer de uitkomst schriftelijk. Leg het verzoek vast, plus wie het heeft beoordeeld, wat die persoon heeft meegewogen en wat eruit kwam, in je ATS of in een apart dossier.
Check deze vier situaties tegen je huidige inrichting voordat je je compliance afvinkt.
Gebruik je SmartChat en de assessments van Selection Lab, breng dan precies in kaart waar in je ingerichte flow het definitieve afwijzingsmoment zit. De kandidaatreis loopt van intake via chat naar assessment, rolmatch en uitnodiging, en kandidaatdata wordt binnen de EU verwerkt in Frankfurt. Waar de automatisering kandidaten zelf doorzet naar een gesprek, wordt de artikel 22-vraag het scherpst bij de uitgang voor wie niet doorgaat. Controleer bij je implementatie of de menselijke tussenkomst daar actief staat.
Over de bredere privacykant lees je meer in onze blog over de AVG en AI in recruitment. Over de eisen aan het systeem zelf gaat onze blog over de EU AI Act en recruitment.
Mag ik een kandidaat automatisch afwijzen op een assessmentscore?
Niet zonder waarborgen. Is het besluit uitsluitend geautomatiseerd en raakt het de kandidaat aanzienlijk, dan geldt artikel 22 AVG. Je hebt dan een grondslag nodig plus het recht op menselijke tussenkomst, het recht om je standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.
Wanneer is een besluit uitsluitend geautomatiseerd?
Als er geen mens is die de uitkomst met genoeg tijd, informatie en bevoegdheid kan terugdraaien voordat die definitief wordt. Een recruiter die op basis van een stoplichtje op afwijzen klikt, telt niet als betekenisvolle menselijke tussenkomst.
Telt een afwijzing op een assessmentscore als een aanmerkelijk gevolg?
Vrijwel altijd. De kandidaat komt geen ronde verder en verliest daarmee toegang tot de baan. Het Hof van Justitie bevestigde op 7 december 2023 in zaak C-634/21 dat een geautomatiseerd vastgestelde waarschijnlijkheidsscore onder artikel 22 kan vallen als een derde partij daarop zijn besluit baseert.
Kan ik toestemming van de kandidaat als grondslag gebruiken?
In theorie wel, in de praktijk zelden. Toestemming moet vrij gegeven zijn en de verhouding tussen werkgever en sollicitant is ongelijk. Noodzaak voor het sluiten of uitvoeren van een overeenkomst is in voorselectie meestal de passender grondslag.
Wat moet ik vastleggen over een geautomatiseerde afwijzing?
Welke uitzondering je gebruikt, wie de herbeoordeling doet, wat die persoon heeft meegewogen en wat de uitkomst was. Leg dat per verzoek vast in je ATS of in een apart dossier, zodat je het kunt laten zien als een kandidaat het besluit aanvecht of de Autoriteit Persoonsgegevens ernaar vraagt.
Artikel 22 AVG verbiedt automatisering in je selectieproces niet. Het verbiedt wel dat een score in zijn eentje iemands sollicitatie beëindigt. De toets is kort. Is het besluit uitsluitend geautomatiseerd, en raakt het de kandidaat aanzienlijk? Dan heb je een grondslag nodig en drie waarborgen die echt werken.
Test je inrichting daarna met een proefgeval. Zet een afwijzing in gang, controleer of het bericht met de juiste passage aankomt, dien via je eigen formulier een verzoek om herbeoordeling in en kijk of dat bij de juiste persoon terechtkomt met de juiste informatie. Leg de uitkomst vast en zet een herinnering om opnieuw te testen zodra je assessmentconfiguratie of je ATS-proces verandert.
Voor de tekst en de uitleg zelf blijven de richtsnoeren van de EDPB over geautomatiseerde individuele besluitvorming en profilering en artikel 22 AVG de bron.
