Selection Lab is de aanbieder van het AI-systeem en jouw organisatie is de gebruiksverantwoordelijke (deployer). Selection Lab levert de gebruiksaanwijzing, de verwerkersovereenkomst, dataopslag in Frankfurt, toestemmingsflows en logging. Jij bepaalt de risicoklasse van je toepassing, wijst menselijk toezicht aan, informeert kandidaten, bewaart logs minimaal zes maanden en neemt zelf het aannamebesluit.
De EU AI Act is op 1 augustus 2024 in werking getreden en is sinds 2 augustus 2026 volledig van toepassing. Voor organisaties die AI-gedreven recruitment assessments gebruiken, verdeelt de wet de verplichtingen over twee rollen. De aanbieder (het bedrijf dat het AI-systeem ontwikkelt en op de markt brengt) en de gebruiksverantwoordelijke (de organisatie die het systeem inzet in haar eigen context, zoals een sollicitatieproces). Wat de wet in de breedte betekent voor recruitment lees je in onze uitleg van de EU AI Act voor recruitment.
Deze pagina legt precies uit hoe die verdeling werkt als je Selection Lab als assessmentplatform gebruikt. Wat Selection Lab als aanbieder levert, en wat jouw organisatie als gebruiksverantwoordelijke zelf moet regelen en kunnen aantonen.
Vooraf één belangrijke opmerking. Deze pagina is geen juridisch advies. Welke verplichtingen precies gelden hangt af van je toepassing, je jurisdictie en de risicoklasse die je aan je selectieproces toekent. Laat je legal-team, je functionaris gegevensbescherming (FG) en je compliance-team bevestigen wat voor jouw inrichting geldt.
Als aanbieder van het assessmentplatform liggen de verplichtingen van Selection Lab bij het ontwerp van het systeem, de transparantiedocumentatie en de contractuele en technische maatregelen waarmee gebruiksverantwoordelijken het systeem goed kunnen inzetten. Hieronder een overzicht.
Alle persoonsgegevens die het platform verwerkt, staan opgeslagen in Frankfurt, in lijn met de AVG. Selection Lab werkt volgens de AVG en heeft heldere verwerkersovereenkomsten met alle subverwerkers. Per verwerkingsdoel wordt de kandidaat om toestemming gevraagd en gelden vaste bewaartermijnen. Kandidaten zien hun resultaten eerst zelf en geven daarna opnieuw toestemming voordat die resultaten met de wervende organisatie worden gedeeld.
Selection Lab past ook privacy-by-design toe in de gesprekslaag. Lokale taalmodellen verwijderen alle persoonlijke informatie uit SmartChat-gesprekken voordat er verdere verwerking plaatsvindt, wat het risico op onbedoelde blootstelling van persoonsgegevens verkleint.
Artikel 13 van de EU AI Act verplicht aanbieders van AI-systemen met een hoog risico om gebruiksverantwoordelijken voldoende informatie te geven om het systeem conform de wet te gebruiken. Dat betekent een heldere gebruiksaanwijzing, informatie over doel en beperkingen van het systeem en richtlijnen voor menselijk toezicht.
Selection Lab levert documentatie over hoe het platform werkt, waarvoor het bedoeld is in selectieprocessen, waar de grenzen van de uitkomsten liggen en hoe wervingsteams de resultaten moeten lezen. Die documentatie is de basis voor je eigen transparantie richting kandidaten en HR.
Met elke klant wordt bij onboarding een verwerkersovereenkomst gesloten. Daarin staan de categorieën persoonsgegevens, de verwerkingsdoelen, de afspraken met subverwerkers, de bewaar- en verwijderverplichtingen en de beveiligingseisen. Voor organisaties die onder de EU AI Act vallen, helpt deze overeenkomst ook om de verantwoordelijkheid op verwerkersniveau aan te tonen.
Het platform van Selection Lab dekt de hele selectiefunnel. Voorselectie, rolmatch, interviewvoorbereiding en beoordeling. SmartChat reageert binnen 10 seconden via WhatsApp of webchat en de resultaten landen direct in je ATS-workflow. Native ATS-koppelingen worden ondersteund en de implementatie duurt doorgaans 2 tot 10 weken van contract tot livegang.
Na livegang doet Selection Lab in de beginfase elke twee weken een adoptiecheck, gevolgd door kwartaalreviews en doorlopende support en training. Zo blijven je teams het systeem gebruiken zoals het bedoeld is en zoals in de gebruiksaanwijzing staat.
De volgende documentatie is beschikbaar voor klanten. Vraag hem op tijdens je onboarding.
Is er een FG, legal-team of externe compliance-adviseur betrokken bij je inkoop, vraag dit dossier dan meteen aan het begin van de implementatie op.
Selection Lab levert de bouwstenen aan leverancierskant, maar de gebruiksverantwoordelijke draagt een vaste set verplichtingen die niet aan de aanbieder overgedragen kan worden. Hieronder staan ze, met het artikel in de EU AI Act waar ze op rusten.
Voordat je een AI-systeem inzet in recruitment, moet je organisatie bepalen in welke risicoklasse van de EU AI Act jouw toepassing valt. AI-systemen voor werving en selectie die besluiten over toegang tot werk nemen of wezenlijk beïnvloeden, kunnen onder bijlage III als hoog risico gelden. Is dat het geval, dan gelden alle verplichtingen uit hoofdstuk III voor zowel aanbieder als gebruiksverantwoordelijke.
Het vastleggen van je risicoklassificatie, de reikwijdte van de toepassing en de governance waarbinnen het systeem draait, is jouw verantwoordelijkheid. Selection Lab kan documentatie leveren die deze beoordeling ondersteunt, maar de classificatie zelf moet door jouw team worden gemaakt en ondertekend.
Artikel 14 eist dat AI-systemen met een hoog risico zo zijn ontworpen dat mensen het gebruik effectief kunnen overzien en ingrijpen als dat nodig is. Selection Lab ontwerpt het platform met dat uitgangspunt, maar de gebruiksverantwoordelijke moet het toezicht in de praktijk inrichten.
Dat betekent drie dingen.
Dit is een organisatorische procesverplichting. Platformfunctionaliteit alleen is niet genoeg.
Selection Lab levert de gebruiksaanwijzing en de toestemmingsflow op platformniveau, maar jouw organisatie moet de transparantie zelf doorvoeren in de eigen recruitmentcommunicatie. Kandidaten moeten weten dat er AI wordt gebruikt in het selectieproces, welke data wordt verzameld, hoe die wordt gebruikt en welke rechten ze hebben.
Je HR-communicatie, kandidaatmaterialen, de disclosures op je werkenbij-site en je interne HR-beleid moeten het gebruik van het systeem weergeven op een manier die voldoet aan artikel 13 en aan eventuele nationale invulling.
Artikel 19 van de EU AI Act stelt eisen aan logging bij AI-systemen met een hoog risico. Artikel 26 verplicht gebruiksverantwoordelijken om automatisch gegenereerde logs te bewaren voor zover ze onder hun beheer vallen, met een minimum van zes maanden.
Selection Lab biedt logging en registratie binnen het platform. De precieze afspraken over toegang tot logs, exportformaat en bewaarinstellingen worden tijdens de implementatie vastgelegd. Jouw organisatie moet zelf de procedures inrichten voor het volgende.
Ga er niet vanuit dat logs in het platform automatisch aan deze eis voldoen. Laat je compliance-team bevestigen dat je bewaarprocedures voldoen aan artikel 26 voor jouw inrichting.
Het aannamebesluit ligt volledig bij jouw organisatie. Het platform van Selection Lab levert assessmentuitkomsten en aanbevelingen die je selectieproces voeden, maar het systeem neemt zelf geen aannamebesluiten. Jouw organisatie moet het volgende vastleggen.
Deze documentatie is nodig om audit-klaar te zijn en om aan te tonen dat het menselijk oordeel verantwoordelijk blijft voor de uiteindelijke selectie.
De verplichtingen hierboven vragen actie van je organisatie, maar Selection Lab richt implementatie en support zo in dat je er snel komt.
Gebruik deze checklist als startpunt om je verplichtingen onder de EU AI Act voor recruitment assessments in te richten.
Tijdens de implementatie kan de volgende documentatie worden geleverd voor je interne compliance-dossier.
Dekt de documentatie van Selection Lab een technisch detail niet dat je voor je dossier nodig hebt, zoals het exportformaat van logs of maatregelen tegen manipulatie, leg die vraag dan neer bij de kick-off van de implementatie. De technische en customer success-teams bevestigen de details of escaleren naar de juiste eigenaar.
Wil je een gestructureerde doorloop van de verantwoordelijkheden van leverancier en gebruiksverantwoordelijke voor jouw specifieke inrichting, dan biedt Selection Lab een aparte compliance-sessie. Die is vooral relevant voor organisaties waar een FG, legal-team of externe compliance-adviseur meewerkt aan de voorbereiding op de EU AI Act.
Ter voorbereiding helpt het om de volgende informatie klaar te hebben.
Op basis daarvan levert Selection Lab een verantwoordelijkheidsmatrix op maat en een bewijsdossier met de documentatie aan leverancierskant die hierboven staat.
Neem contact op met het team van Selection Lab om je compliance-walkthrough in te plannen of het documentatiepakket voor je onboarding op te vragen.
Selection Lab is de aanbieder, de partij die het assessmentplatform ontwikkelt en op de markt brengt. Jouw organisatie is de gebruiksverantwoordelijke (deployer), de partij die het systeem in haar eigen sollicitatieproces inzet. Elke rol heeft eigen verplichtingen en geen van beide kan die van de ander overnemen.
Dat kan. AI-systemen die besluiten over toegang tot werk nemen of wezenlijk beïnvloeden, vallen onder bijlage III. Of jouw toepassing daaronder valt, hangt af van hoe je de uitkomsten gebruikt. Die classificatie maakt, documenteert en ondertekent de gebruiksverantwoordelijke zelf, met input van legal en de FG.
Het systeem gebruiken volgens de gebruiksaanwijzing van de aanbieder, bekwaam menselijk toezicht aanwijzen, kandidaten informeren dat AI wordt gebruikt en de automatisch gegenereerde logs die onder eigen beheer vallen minimaal zes maanden bewaren. Selection Lab levert de documentatie en de logging, de procedures eromheen zijn van jou.
Nee. Het platform levert assessmentuitkomsten en aanbevelingen. Het besluit blijft bij jouw organisatie, en je hebt een vastgelegd beslisbeleid nodig dat beschrijft hoe uitkomsten worden gebruikt, wanneer een aanbeveling overruled kan worden en hoe je uitkomsten over tijd beoordeelt.
De verwerkersovereenkomst, een overzicht van dataopslag en beveiliging, de toestemmings- en bewaarverklaring per verwerkingsdoel, het pakket gebruiksaanwijzing, de documentatie van de ATS-koppeling en de details over logging en toegang tot records. Vraag ze op bij de start van de implementatie, zeker als een FG of legal-team meekijkt.
Selection Lab is de aanbieder van het AI-systeem en jouw organisatie is de gebruiksverantwoordelijke (deployer). Selection Lab levert de gebruiksaanwijzing, de verwerkersovereenkomst, dataopslag in Frankfurt, toestemmingsflows en logging. Jij bepaalt de risicoklasse van je toepassing, wijst menselijk toezicht aan, informeert kandidaten, bewaart logs minimaal zes maanden en neemt zelf het aannamebesluit.
De EU AI Act is op 1 augustus 2024 in werking getreden en is sinds 2 augustus 2026 volledig van toepassing. Voor organisaties die AI-gedreven recruitment assessments gebruiken, verdeelt de wet de verplichtingen over twee rollen. De aanbieder (het bedrijf dat het AI-systeem ontwikkelt en op de markt brengt) en de gebruiksverantwoordelijke (de organisatie die het systeem inzet in haar eigen context, zoals een sollicitatieproces). Wat de wet in de breedte betekent voor recruitment lees je in onze uitleg van de EU AI Act voor recruitment.
Deze pagina legt precies uit hoe die verdeling werkt als je Selection Lab als assessmentplatform gebruikt. Wat Selection Lab als aanbieder levert, en wat jouw organisatie als gebruiksverantwoordelijke zelf moet regelen en kunnen aantonen.
Vooraf één belangrijke opmerking. Deze pagina is geen juridisch advies. Welke verplichtingen precies gelden hangt af van je toepassing, je jurisdictie en de risicoklasse die je aan je selectieproces toekent. Laat je legal-team, je functionaris gegevensbescherming (FG) en je compliance-team bevestigen wat voor jouw inrichting geldt.
Als aanbieder van het assessmentplatform liggen de verplichtingen van Selection Lab bij het ontwerp van het systeem, de transparantiedocumentatie en de contractuele en technische maatregelen waarmee gebruiksverantwoordelijken het systeem goed kunnen inzetten. Hieronder een overzicht.
Alle persoonsgegevens die het platform verwerkt, staan opgeslagen in Frankfurt, in lijn met de AVG. Selection Lab werkt volgens de AVG en heeft heldere verwerkersovereenkomsten met alle subverwerkers. Per verwerkingsdoel wordt de kandidaat om toestemming gevraagd en gelden vaste bewaartermijnen. Kandidaten zien hun resultaten eerst zelf en geven daarna opnieuw toestemming voordat die resultaten met de wervende organisatie worden gedeeld.
Selection Lab past ook privacy-by-design toe in de gesprekslaag. Lokale taalmodellen verwijderen alle persoonlijke informatie uit SmartChat-gesprekken voordat er verdere verwerking plaatsvindt, wat het risico op onbedoelde blootstelling van persoonsgegevens verkleint.
Artikel 13 van de EU AI Act verplicht aanbieders van AI-systemen met een hoog risico om gebruiksverantwoordelijken voldoende informatie te geven om het systeem conform de wet te gebruiken. Dat betekent een heldere gebruiksaanwijzing, informatie over doel en beperkingen van het systeem en richtlijnen voor menselijk toezicht.
Selection Lab levert documentatie over hoe het platform werkt, waarvoor het bedoeld is in selectieprocessen, waar de grenzen van de uitkomsten liggen en hoe wervingsteams de resultaten moeten lezen. Die documentatie is de basis voor je eigen transparantie richting kandidaten en HR.
Met elke klant wordt bij onboarding een verwerkersovereenkomst gesloten. Daarin staan de categorieën persoonsgegevens, de verwerkingsdoelen, de afspraken met subverwerkers, de bewaar- en verwijderverplichtingen en de beveiligingseisen. Voor organisaties die onder de EU AI Act vallen, helpt deze overeenkomst ook om de verantwoordelijkheid op verwerkersniveau aan te tonen.
Het platform van Selection Lab dekt de hele selectiefunnel. Voorselectie, rolmatch, interviewvoorbereiding en beoordeling. SmartChat reageert binnen 10 seconden via WhatsApp of webchat en de resultaten landen direct in je ATS-workflow. Native ATS-koppelingen worden ondersteund en de implementatie duurt doorgaans 2 tot 10 weken van contract tot livegang.
Na livegang doet Selection Lab in de beginfase elke twee weken een adoptiecheck, gevolgd door kwartaalreviews en doorlopende support en training. Zo blijven je teams het systeem gebruiken zoals het bedoeld is en zoals in de gebruiksaanwijzing staat.
De volgende documentatie is beschikbaar voor klanten. Vraag hem op tijdens je onboarding.
Is er een FG, legal-team of externe compliance-adviseur betrokken bij je inkoop, vraag dit dossier dan meteen aan het begin van de implementatie op.
Selection Lab levert de bouwstenen aan leverancierskant, maar de gebruiksverantwoordelijke draagt een vaste set verplichtingen die niet aan de aanbieder overgedragen kan worden. Hieronder staan ze, met het artikel in de EU AI Act waar ze op rusten.
Voordat je een AI-systeem inzet in recruitment, moet je organisatie bepalen in welke risicoklasse van de EU AI Act jouw toepassing valt. AI-systemen voor werving en selectie die besluiten over toegang tot werk nemen of wezenlijk beïnvloeden, kunnen onder bijlage III als hoog risico gelden. Is dat het geval, dan gelden alle verplichtingen uit hoofdstuk III voor zowel aanbieder als gebruiksverantwoordelijke.
Het vastleggen van je risicoklassificatie, de reikwijdte van de toepassing en de governance waarbinnen het systeem draait, is jouw verantwoordelijkheid. Selection Lab kan documentatie leveren die deze beoordeling ondersteunt, maar de classificatie zelf moet door jouw team worden gemaakt en ondertekend.
Artikel 14 eist dat AI-systemen met een hoog risico zo zijn ontworpen dat mensen het gebruik effectief kunnen overzien en ingrijpen als dat nodig is. Selection Lab ontwerpt het platform met dat uitgangspunt, maar de gebruiksverantwoordelijke moet het toezicht in de praktijk inrichten.
Dat betekent drie dingen.
Dit is een organisatorische procesverplichting. Platformfunctionaliteit alleen is niet genoeg.
Selection Lab levert de gebruiksaanwijzing en de toestemmingsflow op platformniveau, maar jouw organisatie moet de transparantie zelf doorvoeren in de eigen recruitmentcommunicatie. Kandidaten moeten weten dat er AI wordt gebruikt in het selectieproces, welke data wordt verzameld, hoe die wordt gebruikt en welke rechten ze hebben.
Je HR-communicatie, kandidaatmaterialen, de disclosures op je werkenbij-site en je interne HR-beleid moeten het gebruik van het systeem weergeven op een manier die voldoet aan artikel 13 en aan eventuele nationale invulling.
Artikel 19 van de EU AI Act stelt eisen aan logging bij AI-systemen met een hoog risico. Artikel 26 verplicht gebruiksverantwoordelijken om automatisch gegenereerde logs te bewaren voor zover ze onder hun beheer vallen, met een minimum van zes maanden.
Selection Lab biedt logging en registratie binnen het platform. De precieze afspraken over toegang tot logs, exportformaat en bewaarinstellingen worden tijdens de implementatie vastgelegd. Jouw organisatie moet zelf de procedures inrichten voor het volgende.
Ga er niet vanuit dat logs in het platform automatisch aan deze eis voldoen. Laat je compliance-team bevestigen dat je bewaarprocedures voldoen aan artikel 26 voor jouw inrichting.
Het aannamebesluit ligt volledig bij jouw organisatie. Het platform van Selection Lab levert assessmentuitkomsten en aanbevelingen die je selectieproces voeden, maar het systeem neemt zelf geen aannamebesluiten. Jouw organisatie moet het volgende vastleggen.
Deze documentatie is nodig om audit-klaar te zijn en om aan te tonen dat het menselijk oordeel verantwoordelijk blijft voor de uiteindelijke selectie.
De verplichtingen hierboven vragen actie van je organisatie, maar Selection Lab richt implementatie en support zo in dat je er snel komt.
Gebruik deze checklist als startpunt om je verplichtingen onder de EU AI Act voor recruitment assessments in te richten.
Tijdens de implementatie kan de volgende documentatie worden geleverd voor je interne compliance-dossier.
Dekt de documentatie van Selection Lab een technisch detail niet dat je voor je dossier nodig hebt, zoals het exportformaat van logs of maatregelen tegen manipulatie, leg die vraag dan neer bij de kick-off van de implementatie. De technische en customer success-teams bevestigen de details of escaleren naar de juiste eigenaar.
Wil je een gestructureerde doorloop van de verantwoordelijkheden van leverancier en gebruiksverantwoordelijke voor jouw specifieke inrichting, dan biedt Selection Lab een aparte compliance-sessie. Die is vooral relevant voor organisaties waar een FG, legal-team of externe compliance-adviseur meewerkt aan de voorbereiding op de EU AI Act.
Ter voorbereiding helpt het om de volgende informatie klaar te hebben.
Op basis daarvan levert Selection Lab een verantwoordelijkheidsmatrix op maat en een bewijsdossier met de documentatie aan leverancierskant die hierboven staat.
Neem contact op met het team van Selection Lab om je compliance-walkthrough in te plannen of het documentatiepakket voor je onboarding op te vragen.
Selection Lab is de aanbieder, de partij die het assessmentplatform ontwikkelt en op de markt brengt. Jouw organisatie is de gebruiksverantwoordelijke (deployer), de partij die het systeem in haar eigen sollicitatieproces inzet. Elke rol heeft eigen verplichtingen en geen van beide kan die van de ander overnemen.
Dat kan. AI-systemen die besluiten over toegang tot werk nemen of wezenlijk beïnvloeden, vallen onder bijlage III. Of jouw toepassing daaronder valt, hangt af van hoe je de uitkomsten gebruikt. Die classificatie maakt, documenteert en ondertekent de gebruiksverantwoordelijke zelf, met input van legal en de FG.
Het systeem gebruiken volgens de gebruiksaanwijzing van de aanbieder, bekwaam menselijk toezicht aanwijzen, kandidaten informeren dat AI wordt gebruikt en de automatisch gegenereerde logs die onder eigen beheer vallen minimaal zes maanden bewaren. Selection Lab levert de documentatie en de logging, de procedures eromheen zijn van jou.
Nee. Het platform levert assessmentuitkomsten en aanbevelingen. Het besluit blijft bij jouw organisatie, en je hebt een vastgelegd beslisbeleid nodig dat beschrijft hoe uitkomsten worden gebruikt, wanneer een aanbeveling overruled kan worden en hoe je uitkomsten over tijd beoordeelt.
De verwerkersovereenkomst, een overzicht van dataopslag en beveiliging, de toestemmings- en bewaarverklaring per verwerkingsdoel, het pakket gebruiksaanwijzing, de documentatie van de ATS-koppeling en de details over logging en toegang tot records. Vraag ze op bij de start van de implementatie, zeker als een FG of legal-team meekijkt.
